In mijn werk kom ik soms parels van e-mails tegen. En dat bedoel ik niet positief. En dat terwijl duidelijke emails opstellen helemaal niet zo lastig is. Door het simpelweg volgen van een paar handige regels wordt een hoop tijd en gedoe bespaard, en daarom deel ik graag de volgende 4 regels.
- Werk van beneden naar boven in het opstellen van je e-mail.
- Ja, je leest het goed. Niet andersom.
- Voeg eerst eventuele bijlagen toe aan je mail (zodat je deze niet vergeet ..).
- Vul de onderwerpregel in.
- Vul de ontvangers pas op het einde in, zodat je de mail niet per ongeluk tussentijds verzendt.
- Oh, en qua tekst zelf, gebruik punstgewijze opsommingen. Geen lappen tekst. Want die worden toch niet gelezen.
- Je onderwerpregel moet kort, krachtig, en duidelijk zijn.
- Start de onderwerpregel met de insteek van het bericht (FYI, Check, Actie, etc.), en vervolg met een korte beschrijving van de inhoud.
- Als de inhoud van je mailuitwisseling wijzigt in de loop der tijd, verander dan de onderwerpregel voordat je een reactie verstuurt.
- Naar wie gaat (moet?) de mail.
- Moet iedereen aan wie je de mail stuurt, wel daadwerkelijk de mail ontvangen ?
- En staat iedereen in het juiste veld ? Van degenen die in het cc-veld staan wordt geen actie verwacht, klopt dat ?
- Check, check, dubbelcheck.
- Voer nog een laatste quick scan uit, voordat je op verzenden drukt. Ben je niemand vergeten, is de onderwerpregel helder, staan er geen spelfouten in, heb je de bijlage toegevoegd, … ?
Duidelijke emails sturen bespaart een ieder veel tijd en gedoe. Mails worden beter ontvangen, en sneller beantwoord, en dat is waar iedereen bij gebaat is.
Zeg eens eerlijk, volg jij al deze regels bij het zakelijk emailen ? Of doe jij stiekem ook wel eens iets niet ? Lieve groet, Vera.
Forever38.com 